Conformité RGPD : le guide pratique

Les signatures email contiennent des données personnelles. Voici comment les gérer dans le respect du RGPD.

Identifier les données traitées

Nom, prénom, fonction, service, email et téléphone professionnels, éventuellement photo : ce sont les données de vos collaborateurs utilisées dans les signatures.

Choisir la base légale

L'intérêt légitime de l'employeur couvre généralement les informations professionnelles. Pour la photo, préférez le consentement du collaborateur, qu'il doit pouvoir retirer.

Informer les collaborateurs

Mentionnez le traitement dans votre registre et informez les collaborateurs : finalité, données utilisées, durée de conservation, droits.

Encadrer le sous-traitant

SIGNESTO agit comme sous-traitant pour les données de vos collaborateurs. Un accord de traitement des données (DPA) encadre cette relation.

Les destinataires de vos emails

Le suivi des clics sur les bannières doit rester agrégé et proportionné. Informez-en vos contacts dans votre politique de confidentialité.

Gérer les départs

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, ses données doivent être supprimées dans un délai raisonnable. Avec la synchronisation de l'annuaire, la désactivation du compte suit automatiquement.

Check-list

• Traitement inscrit au registre.
• Collaborateurs informés.
• DPA signé avec le prestataire.
• Photo facultative.
• Suivi des clics documenté.